Informace o zpracování osobních údajů NaturaMed

Společnost NaturaMed Pharmaceuticals s.r.o., se sídlem U Smaltovny 625, 370 01 České Budějovice, IČO: 26106965 (dále jen „NaturaMed“) klade velký důraz na soukromí a na dodržování zásad a pravidel ochrany fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů. Veškeré osobní údaje považuje NaturaMed za důvěrné a zpracovává je v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „Nařízení“) a v souladu se zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů (dále jen „Zákon“). Hlavní činností NaturaMed je prodej doplňků stravy. Hlásíme se k zásadám, které pro nás, jakožto správce údajů, vyplývají z Nařízení i Zákona, a které dopadají na veškeré osobní údaje, které NaturaMed zpracovává.

Na základě čl. 13 a čl. 14 Nařízení tímto NaturaMed poskytuje subjektům údajů (předně zákazníkům) tyto informace o zpracování osobních údajů, a jsou volně přístupné na webových stránkách NaturaMed: www.naturamed.cz a jednotlivých produktových webech, které NaturaMed provozuje.

Kontaktní údaje NaturaMed

Telefon: +420 389 005 115
E-mail: info@naturamed.cz
Web: www.naturamed.cz
Poštovní adresa: U Smaltovny 625, 370 01 České Budějovice
Kontakt na pověřence pro ochranu osobních údajů: dpo@naturamed.cz
(dále společně též jako „Kontaktní údaje“)

Základní pojmy

V souladu s čl. 4 Nařízení Vás informujeme o smyslech některých pojmů používaných v tomto dokumentu.

Osobní údaje - informace na základě, kterých lze identifikovat konkrétní fyzickou osobu. Ve většině případů je však pro takovouto identifikaci potřeba více informací např. jméno, příjmení a telefonní číslo. Pokud se tyto informace, vyskytují samostatně, nemusí nutně být osobním údajem, jelikož na základě takovéto informace nelze běžným způsobem identifikovat (např. dohledat) konkrétní fyzickou osobu. Z tohoto důvodu je potřeba, abyste v případě žádosti nebo požadavku na NaturaMed uváděli dostatek údajů tak, aby Vás bylo možno identifikovat a včasně Vaši žádost vyřídit. Pouze podle jména Vás běžně identifikovat nedokážeme. V takovém případě je vyřízení žádosti pozastaveno minimálně o dobu potřebnou ke zjištění údajů potřebných pro identifikaci.

Subjekt údajů - identifikovaná nebo identifikovatelná fyzická osoba je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na osobní údaj.

Zákazník - osoba (předně fyzická osoba), která s NaturaMed uzavřela smluvní vztah (blíže viz odst. Zpracování osobních údajů zákazníků).

Nezákazník - třetí osoba (předně fyzická osoba, která s NaturaMed nemá uzavřený smluvní vztah).

Zájemce - nezákazník, který NaturaMed udělil souhlas s oslovením nabídkou obchodu a služeb.

Správce - fyzická nebo právnická osoba, která sama nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů.

Zpracovatel - fyzická nebo právnická osoba, agentura nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje pro správce.

Zpracování - jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, který je prováděn pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení.

Orgán veřejné moci - kontrolním orgánem NaturaMed v oblasti obchodní činnosti, která se týká i zpracovávání osobních údajů, je předně Státní zemědělská a potravinářská inspekce. V souvislosti se zpracováním osobních údajů je kontrolním orgánem Úřad pro ochranu osobních údajů. Dalšími orgány, které si mohou z různých důvodů vyžádat informace, a které mohou souviset i se zpracováním osobních údajů jsou např. Policie nebo Finanční úřad a další.

Úvodem ke zpracování osobních údajů

NaturaMed také zpracovává osobní údaje fyzických osob předně v souvislosti s dodavatelsko-odběratelskými vztahy (zákazníků i třetích osob) a dále osobní údaje zaměstnanců.

NaturaMed se snaží korektně a transparentním způsobem zpracovávat přesné a aktuální osobní údaje na základě zákonného právního titulu pouze pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely, v minimálním nezbytném rozsahu, a ukládá je ve formě umožňující identifikaci subjektu údajů, pouze po nezbytnou dobu ve vztahu k účelu, a zajišťuje jejich integritu a důvěrnost pomocí vhodných technických nebo organizačních opatření a náležitého zabezpečení před neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením.

Veškeré činnosti spojené s osobními údaji a jejich ochranou NaturaMed řádně dokumentuje, zejména vede záznamy o činnostech zpracování a další doklady o zpracování osobních údajů pro naplnění zásady odpovědnosti dle Nařízení. NaturaMed spolupracuje s dozorovými úřady, jímž je v souladu s čl. 51 Nařízení v oblasti ochrany osobních údajů zejména Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, e-mail: posta@uoou.cz, tel.: +420 234 665 111.

NaturaMed dbá na bezpečnost, a pomocí technických a organizačních opatření blíže specifikovaných v odstavci Bezpečnost osobních údajů chrání osobní údaje subjektu údajů.

Rozsah osobních údajů

Osobní údaje získáváme od Vás (sami nebo prostřednictvím třetích stran) a zpracováváme maximálně v rozsahu jméno, příjmení, datum/rok narození, adresa, e-mailová adresa, telefonní číslo, zákaznické číslo a podpis, variabilní či specifický symbol, případně číslo účtu, ID – identifikátor, digitální stopa, audiovizuální záznam.

Chtěli bychom Vás upozornit, že subjekt údajů nemá povinnost poskytnout své osobní údaje a jejich poskytnutí NaturaMed je zcela dobrovolné. Pokud však subjekt údajů své osobní údaje neposkytne, může to zapříčinit některá omezení, která díky nedostatku informací mohou znemožnit plnění ze strany NaturaMed.

Kategorie osobních údajů

NaturaMed zpracovává výhradně běžné kategorie osobních údajů. Tímto Vás výslovně žádáme, abyste při naší vzájemné komunikaci nesdělovali údaje o svém zdravotním stavu či jiné osobní údaje dle čl. 9 odst. 1 Nařízení spadající do zvláštní kategorie. NaturaMed tyto údaje zvláštní kategorie pro uzavření, plnění, změnu ani ukončení Smlouvy nevyžaduje a není jejím zájmem tyto osobní údaje jakkoli zpracovávat. Pokud však tyto údaje při komunikaci s NaturaMed (tj. předně při uskutečňování objednávky Zboží a/nebo v souvislosti se Smlouvou a/nebo příslušnou soutěží) přes toto upozornění dobrovolně sdělíte a tím je zjevně zveřejníte ve smyslu čl. 9 odst. 2 písm. e) Nařízení, činíte tak na vlastní riziko a bere tím na vědomí, že komunikace (např. telefonické hovory) je společností NaturaMed zaznamenávána a uchovávána, předně z důvodů ověřování kvality služeb, prokázání uzavření Smlouvy se zákazníkem a/nebo plnění povinností NaturaMed vyplývajících ze Smlouvy.

Zpracování osobních údajů zákazníků

NaturaMed zpracovává předně osobní údaje svých zákazníků a takové zpracování je nezbytné v souvislosti s uzavřením a následným plněním, změnou nebo ukončením smlouvy, případně oprávněnými zájmy NaturaMed souvisejícími předně s plněním smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů (právní základy pro zpracování), a k takovému zpracování není třeba souhlasu subjektu údajů. Zpracování na základě souhlasu probíhá ve specifických případech, které jsou uvedeny níže v článku Souhlas se zpracováním osobních údajů.

Smluvní vztah mezi zákazníkem a NaturaMed vzniká, v souladu s Všeobecnými obchodními podmínkami NaturaMed, prvním objednáním zboží a pokračuje spolu s každou další objednávkou, až do jeho ukončení některou ze smluvních stran (nebo zvláštní situací viz Třetí strany). Tento rámcově uzavřený smluvní vztah umožňuje, na základě objednávek konkrétního zboží či služeb, uzavírat dílčí kupní smlouvy (dále společně jako „Smlouva“), čímž NaturaMed garantuje zákazníkům konstantní podmínky plnění po celou dobu trvání vzájemného smluvního vztahu. Zákazník si může objednat jednorázové a/nebo opakované plnění formou věrnostního programu, popř. může tyto formy kombinovat. Objednávání zboží je přizpůsobeno kanálům, kterými NaturaMed se svými zákazníky komunikuje, tj. „na dálku“, a to předně v souladu s § 1820 a násl. zákona č. 89/2012 Sb., občanským zákoníkem.

Zákazník si od společnosti NaturaMed odesláním kuponu, telefonicky, prostřednictvím e-mailu či prostřednictvím webové stránky společnosti NaturaMed (dále též „komunikační kanály“) objednává doplňky stravy (dále jen „Zboží“) a na základě takovýchto objednávek je následně Zboží zasíláno zákazníkovi.

Poskytnutí osobních údajů subjektem údajů je dobrovolné. Pokud však subjekt údajů společnosti NaturaMed nesdělí své osobní údaje, alespoň v minimálním rozsahu (jméno, příjmení, adresa), smluvní vztah nemůže být uzavřen, jelikož NaturaMed nebude schopna např. Zboží dodat či komunikovat se zákazníkem v souvislosti s objednávkou nebo dodáním Zboží.

Proti zpracování osobních údajů na základě oprávněných zájmů můžete kdykoliv vznést námitku (na Kontaktní údaje). NaturaMed (i) vyjma přímého marketingu, kdy přestane osobní údaje pro příslušné účely zpracovávat neprodleně, (ii) provede náležitá opatření ke zjištění, zdali je požadavek oprávněný, případně zpracování nepřiměřeně nezasahuje do práv subjektu údajů a následně případně požadavku vyhoví a přestane osobní údaje subjektu pro příslušné účely zpracovávat. O vyřízení námitky budete informováni předně prostřednictvím komunikačního kanálu, kterým byla žádost podána, pokud si nevyžádáte jiný přiměřený způsob, a to do jednoho měsíce od podání námitky.

Právní tituly (základy)

NaturaMed je oprávněna zpracovávat osobní údaje v nezbytném rozsahu pouze pro účely a na základě některého z právních titulů dle čl. 6 odst. 1 Nařízení.

V případě zákazníků se jedná zejména o zpracování nezbytné na základě právního titulu:

plnění smlouvy,
oprávněných zájmů, případně
plnění právní povinnosti

Osobní údaje nezákazníků zpracováváme na základě právního titulu souhlasu se zpracováním osobních údajů. Ze strany NaturaMed však může v některých případech dojít i ke zpracování na základě dalších právních titulů.

Účely zpracování

Před zahájením jakéhokoli zpracování osobních údajů stanovuje NaturaMed účel, pro který tyto osobní údaje zpracovává. Účelem zpracování osobních údajů je předně zajištění plnění závazků ze Smlouvy a související administrativní činnosti, zejména:

přijetí a vyřízení objednávky a odeslání zboží zákazníkovi, a
přijetí a vyřízení reklamace či stížnosti v souvislosti se smlouvou nebo objednávkou zboží
přijetí a vyřízení (kontrola, evidence, vrácení či storno) platby
přijetí a vyřízení vratek zboží
komunikace se zákazníkem – příjem a vyřizování požadavků prostřednictvím telefonu a/nebo písemné korespondence zákazníků v souvislosti se Smlouvou

Zároveň Vás informujeme, že NaturaMed provádí zpracování osobních údajů i na základě oprávněných zájmů, a to pro následující účely:

nabídka obchodu a služeb – přímý marketing
ochrana subjektů údajů před příliš častým kontaktováním nabídkou obchodu a služeb NaturaMed
vedení Black listu
zjišťování Vaší spokojenosti s nákupem
předávání údajů v rámci skupiny pro administrativní účely
zpracování, vyhodnocování a předávání ekonomických ukazatelů (pro analytické účely)
předávání dat k zálohování a zálohování dat
obhajoba právních nároků z uzavřené smlouvy nebo objednávky
ověření digitální stopy v souvislosti s uzavřením objednávky třetí osobou a obhajobou právních nároků vyplývajících z takto uzavřené objednávky (předcházení podvodnému jednání).
dokládání skutečností v souvislosti s obhajobou právních nároků
komunikace s třetí osobou pro vyřízení požadavku zákazníka
účasti v soutěži, jejího vyhodnocení a předání výhry
ověření transakce v souvislosti se spotřebitelskou soutěží
účast při testování a hodnocení Zboží
splnění zákonné povinnosti v případě, že předpisy přímo nezakládají na právní titul plnění právní povinnosti:
- ochrana zdraví a majetku
- zpracování a předávání údajů v souvislosti personální a daňovou evidencí
splnění smluvní povinnosti v případě, že příslušná smlouva přímo nezakládá na právní titul pro zpracování osobních údajů:
- použití osobních údajů zaměstnanců v obchodním styku

a pro další účely na základě souhlasu se zpracováním osobních údajů, kterými jsou:

Akvizice nových zákazníků
- Oslovování nabídkou obchodu a služeb (nezákazník)
Soutěže a testování
- Účast v soutěži a předání výhry
- Účast při testování a hodnocení zboží
Zpracování či vyhodnocování analýz
Použití audiovizuálních materiálů pro propagaci NaturaMed
Souhlas pro třetí strany (partnery)

NaturaMed také provádí zpracování na základě jiných právních titulů i za účelem:

splnění právní povinnosti danou právním předpisem, zejména zpracování daňové evidence a účetnictví, a
ochrany života a zdraví (blíže viz zde).

Za jakým účelem, zda je poskytování osobních údajů zákonným či smluvním požadavkem a na jakém právním základě jsou osobní údaje konkrétního subjektu údajů zpracovávány, se subjekt údajů dozví z informace, kterou mu předá NaturaMed individuálně.

Zpracování osobních údajů je po celou dobu prováděno výhradně v rozsahu a pro dosažení předem stanoveného účelu. Jakmile je účel zpracování naplněn, NaturaMed osobní údaje v souladu se zásadou minimalizace údajů (zpracování přiměřené, relevantní a omezené na nezbytný rozsah ve vztahu k účelu zpracování a omezení uložení) vymazává, pokud je není třeba uchovávat pro jiný účel.

Ověřeno zákazníky

Vaši spokojenost s nákupem zjišťujeme prostřednictvím e-mailových dotazníků v rámci programu Ověřeno zákazníky. Ty Vám zasíláme pokaždé, když u nás nakoupíte, pokud ve smyslu § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb. o některých službách informační společnosti jejich zasílání neodmítnete. Zpracování osobních údajů pro účely zaslání dotazníků v rámci programu Ověřeno zákazníky provádíme na základě našeho oprávněného zájmu, který spočívá ve zjišťování Vaší spokojenosti s nákupem u nás. K tomuto účelu pro zasílání dotazníků, vyhodnocování Vaší zpětné vazby a analýz našeho tržního postavení využíváme zpracovatele, kterým je provozovatel portálu Heureka.cz a tomu pro tyto účely můžeme předávat informace o zakoupeném zboží a Vaši e-mailovou adresu. Vaše osobní údaje nejsou při zasílání e-mailových dotazníků předány žádné třetí straně pro její vlastní účely. Proti zasílání e-mailových dotazníků v rámci programu Ověřeno zákazníky můžete kdykoli vyjádřit námitku odmítnutím dalších dotazníků pomocí odkazu v e-mailu s dotazníkem. V případě Vaší námitky Vám dotazník nebudeme dále zasílat.

Přímý marketing

Chtěli bychom Vás informovat, že osobní údaje zpracováváme i za účelem nabídky obchodu a služeb (přímého marketingu, resp. šíření obchodních sdělení). Děláme to předně na základě (i) našeho oprávněného zájmu (po posouzení dopadů na zájmy a základní práva subjekt údajů), nebo (ii) Vámi uděleného souhlasu (viz níže – Souhlas se zpracováním osobních údajů), protože předpokládáme, že by Vás nabídka našich či obdobných produktů a služeb mohla zajímat, případně jste si ji sami vyžádali. Vzhledem k omezenému počtu znaků, používáme ve zprávách pro obchodní sdělení zkratku "OS".

Takovéto osobní údaje zpracováváme za účelem přímého marketingu průběžně až do chvíle, kdy:

zákazník projeví nezájem o tuto komunikaci formou námitky, případně
nezákazník odvolá svůj souhlas (maximálně však 2 roky od jeho udělení).

Ze zasílaní obchodních sdělení se můžete jednoduše odhlásit v každé rozesílce kliknutím na odhlašovací odkaz v zápatí e-mailu nebo prostřednictvím výše uvedených Kontaktních údajů společnosti NaturaMed dle toho, co je pro Vás jednodušší. NaturaMed nezískává osobní údaje fyzických osob z veřejných seznamů či databází. Bližší informace naleznete v informacích k oprávněným zájmům, případně v informacích k souhlasu se zpracováním osobních údajů.

Jak již bylo výše zmíněno, v malé míře zasíláme obchodní sdělení i nezákazníkům, ale pouze těm, kteří nám sami předali např. svou e-mailovou adresu za účelem zasílání newsletteru, a souhlasili se zasíláním obchodních sdělení (přímým marketingem), které NaturaMed provozuje na svých webových stránkách, Facebooku nebo Instagramu. Při získávání souhlasu dáváme subjektu údajů předem k dispozici (minimálně prostřednictvím odkazu) jeho plné znění a v každé e-mailové nabídce je v patičce možnost odhlášení ze zasílání formou prokliku, což zároveň NaturaMed chápe, jako odvolání uděleného souhlasu pro tento účel.

Zasílání SMS
V některých případech kontaktujeme naše zákazníky i prostřednictvím SMS. Vzhledem k tomu, že text v SMS je značně omezený (na max. 159 znaků), bývá sdělení omezeno na nejnutnější minimum (vč. povinných částí vyplývajících z legislativy). V následujícím textu proto raději vysvětlujeme některé pojmy, přestože věříme, že jsou intuitivní. Jestliže je v poli odesílatel SMS uvedeno: „NATURAMED“ nebo „NATURAMEDCZ“ je patrné, že odesílatelem jsme my – NaturaMed Pharmaceuticals s.r.o. Pokud začíná text SMS zkratkou „OS“, jedná se o tzv. „Obchodní sdělení“, prostřednictvím kterého Vás informujeme např. o zajímavé akci nebo slevě na naše výrobky (případně obdobné výrobky společností patřících do skupiny), nebo Vám přejeme k svátku, narozeninám, Vánocům či do nového roku. V SMS uvádíme i webovou adresu „www.naturamed.cz“. Pokud adresát zadá tuto adresu do webového vyhledávače, bude nasměrován na naše webové stránky, kde má možnost jednoduchým způsobem přímo, nebo prostřednictvím dalších komunikačních kanálů (telefon, e-mail, pošta), a účinně zdarma zaslat informaci o tom, že si nepřeje, aby mu byla takováto sdělení (SMS) nadále zasílána. Pro jistotu zde uveřejňujeme i přímý odkaz na naše komunikační kanály, abyste je nemuseli hledat: https://www.naturamed.cz/zakaznicke-sluzby (webový formulář, popř. telefon, dopis či e-mail).

Souhlas se zpracováním osobních údajů

Společnost dbá na to, aby případný souhlas byl poskytnut v souladu s Nařízením, zejména pak s čl. 4 bodem 11 Nařízení, který definuje souhlas jako: „jakýkoli svobodný, konkrétní, informovaný a jednoznačný projev vůle, kterým subjekt údajů dává prohlášením či jiným zjevným potvrzením své svolení ke zpracování svých osobních údajů. Jelikož je, až na výjimky, většina souhlasů pro NaturaMed udělována na dálku, jsou přizpůsobeny i příslušné kanály jejich sběru tak, aby bylo možno udělení souhlasu v souladu s jeho výše uvedenými parametry průběžně kontrolovat, případně doložit. V případě souhlasu budou osobní údaje uloženy do odvolání, maximálně však 2 roky od jeho udělení.

Svůj souhlas můžete kdykoliv odvolat prostřednictvím výše uvedených Kontaktních údajů společnosti NaturaMed (předně v pracovní době NaturaMed) podle toho, který komunikační kanál je pro Vás jednodušší. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování osobních údajů vycházející z tohoto souhlasu před jeho odvoláním.

NaturaMed sbírá souhlasy individuálně a vždy Vás o sběru konkrétního souhlasu informuje předem odděleně tak, abyste jasně vnímali, že sbíráme souhlas za konkrétním účelem (a dalšími parametry dle Nařízení). Tím, že vezmete na vědomí tyto Informace o zpracování osobních údajů, neudělujete žádný souhlas. Jen Vás prostřednictvím nich informujeme, v jakých situacích u NaturaMed na souhlas můžete narazit.

Blíže viz informace k souhlasu se zpracováním osobních údajů.

Doba zpracování

Osobní údaje jsou zpracovávány pouze po dobu potřebnou k naplnění účelu zpracování osobních údajů, která je určena individuálně. Nejčastěji se jedná o zpracování v souvislosti s plněním smlouvy a zpracování na základě souhlasu subjektu údajů.

V souvislosti s plněním Smlouvy (ve vztahu k naším zákazníkům) ukládáme osobní údaje po dobu jejího trvání, a dále následujících 10 let zejména z důvodu obhajoby právních nároků vyplývajících z uzavření Smlouvy, a pro účely případných sporů vzniklých ze Smluv.

Osobní údaje zpracovávané na základě souhlasu subjektu údajů (předně nezákazníka) ukládáme do odvolání, maximálně však 2 roky od jeho udělení subjektem údajů.

Konkrétní dobu, po kterou budou osobní údaje daného subjektu údajů zpracovávány, se subjekt údajů dozví z informace, kterou mu NaturaMed předá individuálně.

Jakmile je účel zpracování osobních údajů naplněn a NaturaMed již nemá žádný další účel, pro který by je byla oprávněna údaje zpracovávat, provádí výmaz takových osobních údajů. V případě osobních údajů zpracovávaných na základě souhlasu subjektu údajů NaturaMed provede výmaz osobních údajů také v případě, kdy subjekt údajů svůj souhlas se zpracováním osobních údajů odvolá. Pokud jsou osobní údaje zpracovávány z titulu oprávněného zájmu a subjekt údajů vznese námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování, NaturaMed rovněž osobní údaje vymaže, poté co o tom subjekt údajů informuje.

Předávání osobních údajů

Zpracování údajů zajišťuje NaturaMed primárně prostřednictvím vlastních zaměstnanců, případně ve spolupráci se společnostmi náležejícími do skupiny podniků a dalšími obchodními partnery, jakožto příjemci údajů ve smyslu čl. 4 odst. 9) Nařízení, a těmto společnostem NaturaMed proto osobní údaje předává (na základě svých oprávněných zájmů).

NaturaMed může zpracovávat osobní údaje prostřednictvím zpracovatele případně je předávat dalšímu správci.

K předávání Osobních údajů však dochází pouze v případech, kdy je ke zpracování potřeba využít externích služeb, které NaturaMed nezajišťuje z vlastních zdrojů. Osobní údaje jsou pak předávány, pro konkrétně vymezené účely, následujícím společnostem – zpracovatelům v rámci skupiny NaturaMed:

NaturaMed Services s.r.o., IČO: 28091531, se sídlem Pražská tř. 1247/24, 370 04 České Budějovice;
NaturaMed Services SK s. r. o., IČO: 48191582, DIČ: SK212079984, se sídlem Na Troskách 14297/26, 974 01 Banská Bystrica;
Postavdelingen s.r.o., IČO: 26078236, se sídlem U Smaltovny 625, České Budějovice 4, 370 01 České Budějovice;
Aimé Cosmetics s.r.o., IČO: 03138488, se sídlem U Smaltovny 625, České Budějovice 4, 370 01 České Budějovice;
Aimé AS, IČO: 939257462, se sídlem Posboks 2068, 3216 Sandefjord

Výše popsané zpracování NaturaMed zajišťuje rovněž ve spolupráci se společnostmi – zpracovateli mimo skupinu podniků:

Anycoders s.r.o., IČO: 03888461, se sídlem Na Sadech 2036/18, 370 01 České Budějovice (statistické vyhodnocování dat týkajících se prodeje);
Kancelář Cato, s.r.o., IČO: 25636103, se sídlem Milady Horákové 105/75, 160 00 Praha 6 - Hradčany;
Mailkit s.r.o., IČO: 26449901, se sídlem Novákových 970/41, 180 00 Praha 8 - Libeň;
Heureka Group a.s., IČO: 07822774, se sídlem Karolinská 650/1, Karlín, 186 00 Praha 8;

nebo ve spolupráci společnostmi – samostatnými správci:

Česká pošta, s.p., IČO: 47114983, se sídlem Politických vězňů 909/4, 225 99 Praha 1;
Zásilkovna s.r.o., IČO: 28408306, Českomoravská 2408/1a, 190 00 Praha 9;
Slovenská pošta, a.s., IČO: 36631124, se sídlem Partizánska cesta č. 9, 975 99 Banská Bystrica;
Packeta Slovakia s. r. o., IČO: 48136999, Kopčianska 3338/82A, 851 01 Bratislava;

Upozorňujeme, že dopravce vyžaduje předávat pro účely doručování zásilek kontaktní údaje adresáta.

NaturaMed může zpracovávat osobní údaje prostřednictvím zpracovatele případně je předávat dalšímu správci. NaturaMed uzavřela v souladu s čl. 28 Nařízení s každým výše uvedených zpracovatelů smlouvu o zpracování osobních údajů.

Uvedené třetí strany poskytly NaturaMed dostatečné záruky zavedení vhodných technických a organizačních opatření tak, aby dané zpracování splňovalo požadavky Nařízení a aby byla zajištěna ochrana práv subjektů. Zároveň doložily NaturaMed dostatečné záruky nakládání s předávanými osobními údaji.

Spolupracujeme i s dalšími partnery, se kterými si však nepředáváme osobní údaje. Pokud by takováto spolupráce souvisela se zpracováním osobních údajů partnera, třeba že nedochází k jakémukoliv předávání osobních údajů, NaturaMed před uzavřením spolupráce prověřuje, jestli partner zpracovává osobní údaje zákonnou cestou.

Konkrétní informaci o tom, komu a v jakém rozsahu jsou osobní údaje předávány, se subjekt údajů dozví z informace, kterou mu NaturaMed předá individuálně.

Doplňující informace ke zpracování

NaturaMed v současnosti vědomě nepředává osobní údaje do třetích zemí mimo Evropský hospodářský prostor. Pokud by v budoucnu k takovému kroku hodlala přistoupit nebo by hodlala osobní údaje dále zpracovávat pro jiný účel, než je účel, pro který byly shromážděny, bude o tom subjekty údajů informovat předem, předně prostřednictvím těchto Informací o zpracování osobních údajů.

Osobní údaje jsou zpracovávány NaturaMed v elektronické podobě předně automatizovaným způsobem, ale v některých případech i ručně. Nedochází však k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, ve smyslu čl. 22 odst. 1 a 4 Nařízení. Společnost přijímá technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů, která jsou nezbytná k naplnění povinností dle Nařízení.

Bezpečnost osobních údajů

S přihlédnutím ke stavu techniky, nákladům na provedení, povaze, rozsahu, kontextu a účelům zpracovávání i k pravděpodobným a různě vážným rizikům pro práva a svobody fyzických osob NaturaMed zavedla vhodná technická a organizační opatření, aby zajistila úroveň zabezpečení osobních údajů odpovídající danému riziku zejména náhodnému nebo protiprávnímu zničení, ztrátě, pozměňování, neoprávněnému zpřístupnění předávaných, uložených nebo jinak zpracovávaných osobních údajů nebo neoprávněnému přístupu k nim.

Technická opatření

NaturaMed zavedla následující opatření:

anonymizace a pseudonymizace osobních údajů;
šifrování osobních údajů – standardní šifrování používané pro účely předávání dat (např. šifrované VPN tunely L2TP/IPSEC);
systém úrovní oprávnění pro přístup k osobním údajům, autentizace, autorizace – na bázi doménového řízení přístupů a schématu zavedeného v ActiveDirectory;
antivirová ochrana – centrální řešení BitDefender – Gravity Zone;
monitorování přístupů konkrétních osob k osobním údajům – auditování/logování přístupů ke zdrojům osobních dat – log ze systému Quick;
monitorování změn provedených konkrétními osobami v osobních údajích;
rozprostření síťové služby a dat mezi větší počet serverů – zálohování systému, včetně podnikového úložiště plánováno řešit technologií clusterů;
zálohování – Quick zálohování dat v pravidelných intervalech skrze šifrovaný VPN do Norska, ostatní osobní data zálohování nastaveno pomocí fyzických úložišť.

Organizační opatření

NaturaMed jedná v souladu se zásadami stanovenými Nařízením, proto dále zavazuje (podnikovými pravidly a/nebo smluvně) k jejich dodržování všechny (např. zaměstnance, zpracovatele nebo samostatné správce), kteří mají příslušný vztah s NaturaMed a dostávají se do styku s osobními údaji, jenž NaturaMed spravuje.

NaturaMed průběžně aktualizuje pohotovostní plány a postupy pro případ fyzického či technického incidentu.

Další bezpečnostní opatření

NaturaMed dále postupně zavádí politiku pravidelného testování, posuzování a hodnocení přijatých bezpečnostních opatření (zejména prověřování bezpečnosti IT systémů, příprava systému, zavedení bezpečnostních pravidel a následné penetrační testování, simulace bezpečnostních incidentů k prověření zavedených postupů či prováděných auditů ze strany externích subjektů. NaturaMed v budoucnu hodlá zavést systém bezpečnosti informací dle ISO 27001.

Práva subjektu údajů

Společnost NaturaMed tímto informuje subjekt údajů, že je oprávněn požadovat informace a přístup k osobním údajům, které o něm správce zpracovává, opravu nebo výmaz osobních údajů, omezení zpracování osobních údajů, případně informaci, jestli v souvislosti s jeho údaji dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování. V případě zpracování osobních údajů na základě oprávněného zájmu správce má subjekt údajů, rovněž právo vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů z důvodů týkajících se jeho konkrétní situace, které v námitce popíše. Dále má subjekt údajů právo v určitých případech na přenositelnost osobních údajů. Všechna tato práva může subjekt údajů, realizovat v písemné či elektronické formě prostřednictvím výše uvedených Kontaktních údajů společnosti NaturaMed.

Subjekt údajů má rovněž právo podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, e-mail: posta@uoou.cz, tel.: +420 234 665 111 nebo k jinému příslušnému dozorovému úřadu v souvislosti se zpracováním osobních údajů, a to především v členském státě jeho obvyklého pobytu, výkonu práce nebo místa, kde došlo k údajnému porušení Nařízení. Primárně však doporučujeme se se svými požadavky a reklamacemi obracet na NaturaMed, kde Vám naši operátoři rádi pomohou, případně na pověřence pro ochranu osobních údajů NaturaMed. Detailní informace o právech subjektu údajů jsou k dispozici zde.

Třetí osoby

NaturaMed zpracovává osobní údaje subjektů údajů výhradně na základě jejich vůle a požadavků.

NaturaMed proto výslovně informuje, že v případě, kdy za subjekt údajů uplatňuje jeho práva či požadavky třetí osoba, NaturaMed standartně vyžaduje předložení dokumentu opravňující třetí osobu za subjekt údajů jednat (např. plnou moc udělenou subjektem údajů třetí osobě pro vyřízení jeho požadavku u NaturaMed), za účelem ověření oprávněnosti požadavku v souladu s vůlí zákazníka, příp. za účelem opatření proti páchání trestné činnosti (podvodů), na základě oprávněných zájmů NaturaMed činěných ve prospěch subjektu údajů. Proti tomuto postupu může subjekt údajů (zákazník) vznést námitku, a to v písemné či elektronické formě prostřednictvím výše uvedených Kontaktních údajů.

NaturaMed zároveň výslovně informuje, že pokud třetí osoba jedná za subjekt údajů, který zemřel, anebo který není schopný za sebe jednat, NaturaMed standartně vyžaduje prokázání uvedené skutečnosti předložením dokumentu (např. úmrtního listu, potvrzení o úmrtí, listiny opatrovníka ad.) v případě, že třetí osoba požaduje úkony k zákaznickému účtu, které nejsou založeny na oprávněných zájmech NaturaMed (např. ukončení aktivního věrnostního programu, zablokování zákaznické karty, ad.). Zastavení zasílání obchodních sdělení činí NaturaMed automaticky ve chvíli, kdy je informována o úmrtí nebo změně stavu subjektu údajů (zákazníka), a to v písemné či elektronické formě prostřednictvím výše uvedených Kontaktních údajů.

Tento dokument nabývá platnosti dnem jeho schválení a účinnosti dnem uveřejnění na webových stránkách společnosti, a nahrazuje všechna předchozí znění.

NaturaMed 2019