Oprávněný zájem

Oprávněný zájem určuje NaturaMed, a to v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení. NaturaMed před tím, než začne osobní údaje podle stanoveného oprávněného zájmu zpracovávat, poměří tento zájem s oprávněnými zájmy a základními právy a svobodami subjektu údajů, jejichž osobní údaje zpracovává (provede tzv. „balanční test“).

Pokud NaturaMed shledá podle výsledku balančního testu, že může osobní údaje subjektu údajů zpracovávat na základě titulu oprávněného zájmu, informuje vždy subjekt údajů o této skutečnosti (tj. že zpracovává údaje na základě oprávněného zájmu) a sdělí mu, na základě, jakého konkrétního oprávněného zájmu tak činí.

Je-li titulem pro zpracování osobních údajů subjektu údajů oprávněný zájem, je subjekt údajů oprávněn podat námitku a žádat výmaz vlastních osobních údajů (blíže viz práva subjektu údajů). O těchto právech je subjekt údajů informován, a to nejpozději v okamžiku první komunikace s NaturaMed.

NaturaMed zpracovává osobní údaje na základě oprávněných zájmů pro následující účely:

• nabídka obchodu a služeb – přímý marketing
• ochrana subjektů údajů před příliš častým kontaktováním nabídkou obchodu a služeb NaturaMed
• vedení Black listu
• administrativní podpora v souvislosti s prodejem zboží
  • přijetí a vyřízení vratek zboží,
  • evidence, třídění a distribuce vráceného zboží na sklad ad.
• předávání údajů v rámci skupiny pro administrativní účely
• zpracování, vyhodnocování a předávání ekonomických ukazatelů (pro analytické účely)
• předávání dat k zálohování či zálohování dat
• dokládání, obhajoba a vymáhání právních nároků z uzavřené smlouvy nebo objednávky
• ověření digitální stopy v souvislosti s uzavřením objednávky třetí osobou a obhajobou právních nároků vyplývajících z takto uzavřené objednávky
• komunikace s třetí osobou pro vyřízení požadavku zákazníka
• účasti v soutěži, jejího vyhodnocení a předání výhry
• ověření transakce v souvislosti se spotřebitelskou soutěží
• účast při testování a hodnocení Zboží
• splnění zákonné povinnosti v případě, že předpisy přímo nezakládají na právní titul plnění právní povinnosti
  • ochrana zdraví a majetku
  • zpracování a předávání údajů v souvislosti personální a daňovou evidencí
• splnění smluvní povinnosti v případě, že příslušná smlouva přímo nezakládá na právní titul pro zpracování osobních údajů
  • použití osobních údajů zaměstnanců v obchodním styku

V souladu s recitálem 70 a čl. 21 Nařízení může subjekt údajů (zákazník) proti zpracování osobních údajů na základě oprávněných zájmů kdykoliv vznést námitku (na Kontaktní údaje uvedené v Informacích o zpracování osobních údajů). NaturaMed (i) vyjma přímého marketingu, kdy přestane osobní údaje pro příslušné účely zpracovávat neprodleně, (ii) provede náležitá opatření ke zjištění, zdali je požadavek oprávněný, případně zpracování nepřiměřeně nezasahuje do práv subjektu údajů a následně případně požadavku vyhoví a přestane osobní údaje subjektu pro příslušné účely zpracovávat. O vyřízení námitky bude subjekt údajů informován předně prostřednictvím komunikačního kanálu, kterým byla žádost podána, pokud si nevyžádá jiný přiměřený způsob. NaturaMed vyřídí takový požadavek v době a způsobem v souladu s právy subjektu údajů.

1. Využití oprávněného zájmu v rámci přímého marketingu a přiměřeného očekávání

Osobní údaje zpracovávané za účelem přímého marketingu (kontaktování subjektů údajů za účelem nabídky obchodu a služeb vč. zasílání obchodních sdělení) činí NaturaMed předně na základě oprávněného zájmu (po posouzení dopadů na zájmy a základní práva subjekt údajů viz výše. Takové zpracování umožňuje recitál 47 a čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení. V souvislosti s oprávněným zájmem zároveň uplatňujeme zákaznickou výjimku a jednáme v souladu se zákonem č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, zejména dle § 7 šíření obchodních sdělení.

Přímý marketing (nabídka obchodu a služeb) v rámci oprávněných zájmů je využíván na základě historického vztahu se subjektem údajů a/nebo z důvodu jím projeveného zájmu o zboží či služby NaturaMed, a může být použit pouze na zboží a služby obdobného charakteru, které NaturaMed poskytuje nebo jejichž nabídku tak subjekt údajů může očekávat (např. na základě veřejně přístupných informací).

Tento druh oprávněného zájmu může NaturaMed využívat ve vztahu ke svým zákazníkům a v tomto ohledu dbá na to, aby v momentě, kdy se subjekt údajů stává jejím zákazníkem, mohlo být důvodně očekáváno, že může dojít ke zpracování osobních údajů i na základě tohoto oprávněného zájmu.

NaturaMed zároveň klade důraz na to, aby se upřednostňovaly zájmy subjektu údajů před zájmy NaturaMed jakožto správce údajů zejména tehdy, jestliže ke zpracování osobních údajů dochází za okolností, kdy subjekt údajů, jejich další zpracování nemusel očekávat.

Kontaktování zákazníků za účelem přímého marketingu se snaží NaturaMed provádět záměrně s dostatečným časovým odstupem od objednávky zboží, aby taková komunikace nebyla vyhodnocena subjektem údajů, jako obtěžující, případně se proti tomuto oprávněnému zájmu mohl ohradit ještě před tím, než je NaturaMed v této souvislosti kontaktuje.

NaturaMed může při posuzování tohoto oprávněného zájmu vycházet z následujících situací:

• lékařského posouzení nebo doporučení vhodných návazných vztahů Zboží obdobného charakteru;
• předcházející komunikace se subjektem údajů, kdy se subjekt údajů neohradil proti dalšímu kontaktování za marketingovým účelem;
• historického vztahu mezi NaturaMed a subjektem údajů, kdy subjekt údajů nevyslovil proti přímému marketingu.

NaturaMed v tomto ohledu zpracovává pouze osobní údaje (zejména jméno, příjmení, adresu/telefonní číslo/e-mail, v některých případech i datum narození - např. pro blahopřání k narozeninám), které jsou nezbytné k naplnění příslušného účelu, a to v souladu s principem minimalizace dle Nařízení, a to průběžně až do chvíle, kdy zákazník projeví nezájem o tuto komunikaci formou námitky v souladu s recitálem 70 a čl. 21 odst. 2 a 3 Nařízení. Ze zasílaní obchodních sdělení se můžete jednoduše odhlásit v každé rozesílce kliknutím na odhlašovací odkaz v zápatí e-mailu nebo prostřednictvím Kontaktních údajů společnosti NaturaMed dle toho, co je pro vás jednodušší.

NaturaMed následně přestane takové údaje, pro účely přímého marketingu, v nejkratší možné době zpracovávat. V souvislosti s tím žádáme subjekty údajů (v případě, že je to relevantní), aby případně specifikovali, kterým že z marketingových kanálů (emailem, telefonicky či poštou) nechtějí být kontaktováni.

Zároveň NaturaMed upozorňuje subjekty údajů, že provedení blokace příslušného marketingového kanálu, případně celého marketingu, vyžaduje určité provedení úkonů a propsání uvedené informace do všech systémů NaturaMed, což může trvat i několik dní.

V rámci přiměřeného očekávání tak může dojít k situaci, kdy se subjekt údajů vyslovil proti přímému marketingu, ale ještě nebyla příslušná informace o blokaci plně propsána do všech systémů používaných NaturaMed a subjekt údajů bude osloven některou z forem přímého marketingu. Pokud by se tak stalo, chtěli bychom upozornit subjekty údajů, že to není záměrem NaturaMed. Pravděpodobnost takovéto situace je velmi malá a snažíme se jí předcházet. Případné oslovení, prosím ignorujte, případně sdělte NaturaMed, že jste se již vyslovili proti přímému marketingu.

V souladu s Nařízením informuje NaturaMed subjekt údajů o opatřeních přijatých na základě relevantního požadavku, a to do jednoho měsíce od obdržení žádosti, nejpozději však do tří měsíců od obdržení žádosti, byla-li lhůta v případě odůvodněné potřeby prodloužena.

Osobní údaje zpracovávané za účelem přímého marketingu NaturaMed činí též na základě uděleného souhlasu subjektu údajů – zájemce, který může subjekt údajů v souladu s čl. 7 odst. 3 Nařízení kdykoliv odvolat. Blíže viz souhlas subjektu údajů.

2. Využití oprávněného zájmu za účelem ochrany subjektů údajů před příliš častým kontaktováním nabídkou obchodu a služeb NaturaMed

Kontaktování zákazníků za účelem přímého marketingu se snaží NaturaMed provádět záměrně s dostatečným časovým odstupem od objednávky zboží, aby taková komunikace nebyla vyhodnocena subjektem údajů, jako obtěžující.

V některých případech proto NaturaMed předává dalšímu správci informace v podobě číselného nebo alfanumerického identifikátoru, za účelem zamezení příliš častého kontaktování svých zákazníků nabídkou obchodu a služeb NaturaMed. Tato pseudonymizovaná data jsou předávána mezi NaturaMed a některými obchodními partnery, jakožto samostatnými správci osobních údajů, při zajištění přiměřené úrovně zabezpečení (technických a organizačních opatření), a umožňují NaturaMed prostřednictvím tohoto správce ověření operace v souvislosti s nabídkou obchodu a služeb (přímým marketingem), případně vyřadit subjekt údajů ze skupiny určené pro oslovení uvedenou nabídkou.

3. Využití oprávněného zájmu za účelem vedení „Black listu“

Mezi případy oprávněného zpracování patří i vedení seznamu subjektů údajů (tzv. „Black list“), které se v minulosti vyslovily proti kontaktování přímým marketingem NaturaMed. Právě díky vedení Black listu je možno zamezit výběru údajů pro oslovení přímým marketingem a vyřadit tak kontakty, které se vyslovily proti tomuto oslovení, čímž je možno dodržet požadavek subjektu údajů. NaturaMed zpracovává pro tyto účely jen osobní údaje v nezbytném rozsahu a pouze pro zamezení dalšího (již nevyžádaného) oslovování.

4. Využití oprávněného zájmu za účelem administrativní podpory v souvislosti s prodejem zboží

Tento titul zpracování je v rámci NaturaMed využíván v případech, kdy jsou osobní údaje v oprávněném zájmu NaturaMed předávány třetím stranám – našim zpracovatelům předně v rámci skupiny společností náležících do skupiny NaturaMed, kteří pro NaturaMed zajišťují činnosti potřebné k realizaci plnění dle smluvního vztahu se subjektem údajů.

Dále probíhá zpracování pro o administrativní úkony ve spojitosti se smlouvou nebo objednávkou zboží zákazníkem na základě oprávněných zájmů, a to za účelem:

• další činnosti v rámci aktivit zázemí (back office) jako je:
  • přijetí a vyřízení vratek zboží,
  • evidence, třídění a distribuce vráceného zboží na sklad ad.

5. Využití oprávněného zájmu za účelem předávání údajů v rámci skupiny pro administrativní účely

Zpracovávané údaje dle předchozího odstavce je potřeba mezi NaturaMed a zpracovateli průběžně předávat, což umožňuje právě tento oprávněný zájem. Jen díky tomu může NaturaMed koordinovat činnosti spojené s prodejem jejích výrobků.

Vzhledem k tomu, že je takovéto předávání pro administrativní účely realizováno předně mezi společnostmi náležejícími do skupiny NaturaMed, je zde významně sníženo zejména riziko zneužití předávaných údajů těmito zpracovateli, jelikož mají s NaturaMed společné vlastníky. Navíc společnosti náležející do skupiny NaturaMed poskytují NaturaMed vyšší záruky i v souvislosti se zpracováním osobních údajů, jelikož má na ně NaturaMed vliv, detailně zná jejich fungování a má s těmito společnostmi důvěrný vztah.

6. Využití oprávněného zájmu za účelem zpracování, vyhodnocování a předávání ekonomických ukazatelů (statistické a analytické účely)

NaturaMed rovněž zpracovává osobní údaje za účelem efektivního vyhodnocování podnikových výkonů a finančních výsledků, a v rámci tohoto zpracování využívá služeb třetích stran.

V souvislosti s evidencí dále NaturaMed provádí analýzy produktivity a v souvislosti s tím sdílí v rámci skupiny společností náležících do skupiny NaturaMed ekonomické údaje. Přestože analýzy jsou anonymní (neobsahují osobní údaje), tak při jejich zpracování NaturaMed vychází z konkrétních prodejů, které mají návaznost na zpracovávané osobní údaje.

V případě, že by analýzu pro NaturaMed zpracovával zpracovatel, jakožto třetí strana, je tento smluvně zavázán k dodržování zpracování v souladu s Nařízením zpracovatelskou smlouvou.

7. Využití oprávněného zájmu za účelem předávání dat k zálohování či zálohování dat

NaturaMed se snaží aktivně předcházet možným bezpečnostním rizikům, zejména porušení zabezpečení dle recitálu 12 Nařízení. Jedním z bezpečnostních opatření je i zálohování dat. Zálohování dat provádí NaturaMed jednak samostatně, ale též za pomocí společností v rámci skupiny NaturaMed. Díky užšímu a důvěrnějšímu vztahu společností v rámci této skupiny, je takováto volba bezpečnější s ohledem na únik či zneužití zálohovaných dat, než u ostatních zpracovatelů. Zpracování za účelem předávání dat k zálohování a zálohování dat pak probíhá na základě tohoto oprávněného zájmu.

8. Využití oprávněného zájmu za účelem dokládání, obhajoby a vymáhání právních nároků z uzavřené smlouvy nebo objednávky zboží či služeb

Tento titul zpracování je využíván zejména pro potřeby ochrany a obhajoby našich právních zájmů, kdy je nezbytné si uchovávat předně údaje související se smluvním vztahem (např. o objednávce, smluvním vztahu, písemné či telefonické komunikaci se zákazníkem popř. s třetí stranou) pro případ kontroly ze strany úřadů nebo policie, či pro případ soudního sporu. Tento titul zpracování je také využíván v případech, kdy subjektu údajů plynou na základě uzavřeného smluvního vztahu s NaturaMed povinnosti, které však tímto subjektem údajů nejsou naplněny. NaturaMed v tomto ohledu zpracovává jen a pouze osobní údaje, které jsou nezbytné k naplnění výše uvedeného účelu.

9. Využití oprávněného zájmu za účelem ověření digitální stopy v souvislosti s uzavřením objednávky třetí osobou a obhajobou právních nároků vyplývajících z takto uzavřené objednávky

Tento oprávněný zájem používá v případech, kdy okolnosti naznačují možné podvodné jednání třetí osoby v souvislosti s objednáním zboží či služeb či zneužití cizí identity třetí osobou. NaturaMed zaznamenává digitální identifikátory (např. IP adresa ze které byla učiněna objednávka, časové razítko, objednaný produkt, identifikace webového prohlížeče a další údaje), které sice neobsahují osobní údaje, ale mohou při prošetřování případného podvodného jednání či páchání trestné činnosti přispět k:

• identifikaci třetí osoby, která takové jednání učinila;
• doložení uzavření smluvního vztahu třetí osobou; a
• obhajobě či vymáhání právních nároků NaturaMed.

NaturaMed sbírá uvedené identifikátory kontinuálně, ale k jejich použití dochází pouze v případě, že okolnosti uzavření objednávky naznačují nestandardní situaci, případně si tyto údaje vyžádá orgán veřejné moci.

10. Využití oprávněného zájmu za účelem komunikace s třetí osobou pro vyřízení požadavku zákazníka

NaturaMed zpracovává osobní údaje subjektů údajů výhradně na základě jejich vůle a požadavků. V případě, kdy za subjekt údajů uplatňuje jeho práva či požadavky třetí osoba, NaturaMed standartně vyžaduje předložení dokumentu opravňující třetí osobu za subjekt údajů jednat v souladu s § 436 a násl. zákona 89/2012 Sb. (např. plnou moc udělenou subjektem údajů třetí osobě pro vyřízení jeho požadavku u NaturaMed, nebo listinu opatrovníka). V rámci této komunikace dochází ke zpracování osobních údajů třetí osoby, zejména při ověření oprávněnosti požadavku v souladu s vůlí zákazníka (např. při předložení plné moci či jiného dokumentu). Údaje třetí osoby nejsou využívány NaturaMed pro další (neslučitelné) účely, tj. nepoužívají se například pro přímý marketing.

11. Využití oprávněného zájmu za účelem účasti v soutěži, jejího vyhodnocení a předání výhry

NaturaMed několikrát ročně pořádá soutěž o vlastní produkty. V souvislosti se soutěžemi pořádaných a poskytovanými přímo NaturaMed, probíhá zpracování osobních údajů účastníka soutěže (zákazníka NaturaMed) na základě tohoto oprávněného zájmu v rozsahu dle podmínek příslušné soutěže za účelem prověření jeho účasti v této soutěži, vyhodnocení výsledků soutěže a případně předání ceny.

Přestože NaturaMed pořádá soutěže o ceny předně pro vlastní zákazníky, nevylučuje to účast třetích osob (jiných osob, které se o soutěži dozvěděli), které nejsou zákazníky NaturaMed. Pokud se účastní soutěže subjekty údajů, které nejsou zákazníky NaturaMed, probíhá zpracování jejich údajů na základě jiného právního titulu, než je oprávněný zájem, a to na základě souhlasu dle čl. 6 odst. 1 písm. a) Nařízení.

Bližší informace jsou vždy uvedeny v Informacích o zpracování osobních údajů ke konkrétní soutěži.

12. Využití oprávněného zájmu za účelem ověření transakce v souvislosti se spotřebitelskou soutěží

V souvislosti se soutěžemi NaturaMed poskytovaných třetími stranami, nezpracovává NaturaMed o účastnících jiné osobní údaje, než jsou pseudonymizovaná data (v podobě identifikátoru transakce) potřebná k ověření provedení příslušné transakce (např. připsání odpovídajícího počtu bodů na uživatelský účet u poskytovatele soutěže v návaznosti na uskutečněné nákupy u NaturaMed), a to na základě oprávněného zájmu NaturaMed v souvislosti s účastí subjektu údajů v příslušné soutěži. Tato pseudonymizovaná data jsou předávána mezi poskytovatelem soutěže a NaturaMed, jakožto samostatnými správci osobních údajů, při zajištění přiměřené úrovně zabezpečení (technických a organizačních opatření).

Bližší informace jsou vždy uvedeny v Informacích o zpracování osobních údajů ke konkrétní soutěži.

13. Využití oprávněného zájmu za účelem účasti při testování a hodnocení zboží

NaturaMed ve spolupráci s třetími stranami (provozovateli webových serverů pro testování zboží) umožňuje subjektům údajů otestovat a následně ohodnotit kvalitu zboží, které NaturaMed prodává.

Subjekt údajů, musí počítat s tím, že v souvislosti s testováním zboží bude NaturaMed potřebovat zpracovávat jeho osobní údaje.

Zpracování osobních údajů subjektu údajů, kteří jsou zákazníky NaturaMed probíhá na základě tohoto oprávněného zájmu v souvislosti s:

• evidencí účasti subjektu údajů na testování zboží
• odesláním zboží subjektu údajů k otestování, a
• vyhodnocením výsledků testování subjektem údajů.

Pokud se účastní testování subjekty údajů, které nejsou zákazníky NaturaMed, probíhá zpracování jejich údajů na základě jiného právního titulu, než je oprávněný zájem, a to na základě souhlasu dle čl. 6 odst. 1 písm. a) Nařízení.

Bližší informace jsou vždy uvedeny v Informacích o zpracování osobních údajů uveřejněných na příslušných webových stránkách.

14. Využití oprávněného zájmu v případech, kdy není možné využít titul plnění právní povinnosti

Tento titul pro zpracování osobních údajů je v rámci NaturaMed využíván v případech, kdy je platnou legislativou dána povinnost dodržet stanovená pravidla, ale jejich dodržení přímo nezakládá právní titul pro zpracování osobních údajů, resp. právní předpisy nestanovují přímo zpracování konkrétních osobních údajů, ale pro splnění právní povinnosti je takové zpracování nezbytné (např. v rámci pracovněprávních či obchodních vztahů)

Mezi typické případy takového oprávněného zpracování patří např.: zpracování a předávání údajů v souvislosti personální a daňovou evidencí, kdy právní předpisy v uvedených oblastech stanovují řadu povinností k jejichž splnění je potřeba zpracovávat osobní údaje zaměstnanců a třetích osob, jako je ochrana zdraví a majetku (BOZP a PO), evidence docházky, cestovní příkazy, stravenky a poukázky, předávací protokoly – svěření firemního majetku společnosti zaměstnanci/výdaje a stvrzenky za nákupy zaměstnanců pro firemní účely, firemní kreditní karty, nebo vedení historie účetních operací, kdy NaturaMed zpracovává tyto příslušné údaje za účelem doložení splnění právní povinnosti (např. uskutečnění nákupu a odvedení příslušné daně příslušným správcům daně) kontrolním orgánům a orgánům veřejné moci.

15. Využití oprávněného zájmu za účelem splnění smluvní povinnosti v případě, že příslušná smlouva přímo nezakládá na právní titul pro zpracování osobních údajů

Tento oprávněný zájem NaturaMed použije v případech, kdy ve smluvním vztahu zakládajícím některou z forem pracovněprávního vztahu se subjekty údajů, má stanovené povinnosti, které vyžadují, aby NaturaMed zpracovávala jejich osobní údaje, ale samotné zpracování osobních údajů pro uvedený účel, není v této smlouvě uvedeno, např. v souvislosti s použitím osobních údajů zaměstnanců v obchodním styku.

Poskytnutí takovýchto osobních údajů je ze strany subjektu údajů dobrovolné, avšak subjekt údajů by měl zohlednit, zda-li případné poskytnutí či neposkytnutí jeho osobních údajů nemůže mít vliv na splnění sjednaných povinností na základě příslušného smluvního vztahu s NaturaMed.